Abril del 2020. Es un momento desafiante.
341 escuelas a nivel nacional comparten buenas ideas para enfrentar la contingencia COVID19.
GAAP concentra y transcribe.
NUEVO INGRESO
· Lo más importante es NO detener el proceso para no perder matrícula para el siguiente ciclo. Muchas escuelas continúan dando informes y cerrando inscripciones. No se puede perder a ningún candidato. Atender a todos siempre, rápido y bien, aún fines de semana, aún en vacaciones.
· Táctica individual por candidato.
· Reunión virtual con el alumno y/o padres (siempre iniciar la conversación preguntando cómo está su salud, la familia…).
· Solo realizar la parte del proceso que sea indispensable. El resto posponerlo.
· Es mejor no hacer exámenes psicométricos en línea. Muchos papás no entienden el fundamento de medición y pueden cuestionar la prueba.
· Utilizar un WhatsApp para dar atención en tiempo real.
· Todos están accesando a redes. Hay que estar presentes. Aprovechar y dar consejos sobre crianza y actividades para niños y adolescentes para hacer publicidad amable de la escuela.
· Dar descuentos en inscripción y colegiaturas.
· Pago de publicidad en AdWord y FB.
· Solicitud de admisión y costos en línea desde la página.
· Exámenes de admisión vía remota.
CONTRATACIÓN
· Puedes frenar las nuevas contrataciones, pero no detengas la búsqueda de candidatos publicando vacantes y buscando prospectos en plataformas digitales.
· Analiza CVs, verificar datos laborales, realizar entrevistas a distancia para ir colectando la base de datos en caso de requerirla para el cambio de ciclo.
· Revisa contratos con el apoyo jurídico para el siguiente ciclo escolar.
CLIMA LABORAL Y COMUNICACIÓN INTERNA
· Toma en cuenta que el trabajo home office es mas intenso, cansado y desgastante que el presencial.
· Realiza los estudios NOM 035 que pide la STPS, adelanta una actividad que de cualquier forma se tendrá que hacer. Complementa con estudios de clima laboral para tener mas información de áreas de mejora y actuar en consecuencia avanzando en el armado de planes de acción.
· Concientiza al personal de los esfuerzos que administrativamente estás realizando, para tratar de asegurar su trabajo y su salario. Informa continuamente.
· Todo documento entregado debe tener remisión de entregado.
· Junta semanal aún en vacaciones para monitorear la situación específica de cada área.
· Mantén constante contacto con todo el personal asignando y supervisando encargos específicos, tratando siempre de dar seguimiento emocional en cascada.
· Ten abierto el canal de comunicación con Direcciones para evitar especulaciones. Direcciones perfectamente coordinadas, con información unificada, congruente y consistente.
· Cada profesor/director graba una meditación de 1 minuto en audio que envía por whats a todos como mensaje de voz.
· Para sostener los pagos de nómina en los siguientes meses, hay escuelas que están negociando con suss empleados para que renuncien oficialmente para darlos de baja en el Imss y pagarles su sueldo (que no salga del colegio) Los que tienen crédito Infonavit pueden pedir el apoyo de 3 a 6 meses sin pago de crédito y a nosotros nos reduce el pago del SUA. Si todo sale bien, la intención es reconocer antigüedad y reincorporarlos el siguiente ciclo escolar. Tema a revisar con sus contadores y abogados laborales y tiene que ser de mutuo acuerdo. (es estrategia para liquidez).
MANEJO ACADÉMICO
· Cambiar el concepto de “educación on line” a experiencia a distancia”.
· Tomar en cuenta que los tiempos digitales son distintos: una sesión presencial de 50 minutos es similar a una virtual a distancia de 18 minutos.
· El trabajo debe ser por resultados, no por hora.
· Programa de Apoyo Académico. Centrarse en repasar más que en contenidos nuevos
· Para primaria alta, secundaria y preparatoria, se suele manejar horario de conexión de 10 a 1.
· Resumir y seleccionar actividades que se pueden hacer en casa, enlazando en línea a los alumnos, videoconferencias, Google Suite, Classroom Google, Google Meets, Learning AZ, SESWeb, Webex, Zoom, WA, Kahoot!, Menti, Edmodo,1:1 program, Meet, videos, infografías, cuestionarios digitales, diagramas de colaboración múltiple, apps desde el celular, ligas, chats de discusión temática, aceleradores (LearnLaunch, StartEd, Mindcet, Wise qatar)…
· Supervisar las tareas a distancia, manejo de trabajos y proyectos en plataforma, app, fb o cualquier medio que se esté manejando.
· Trabajar en plataformas y cuentas institucionales, mejor que desde cuentas personales de los maestros.
· Conocer nuevas alternativas digitales de trabajo colaborativo para adaptarlas durante la contingencia y poder usarlas de regreso al aula.
· Los maestros filman cápsulas académicas de 3 a 5 minutos para compartir a los alumnos relativas a los contenidos.
· Regularización por Zoom de manera individual a alumnos que así lo requirieran en bloques de 30 minutos para que al regresar, ya no haya rezagados y se avance mas rápido.
· En este momento, menos es más, apostar a los aprendizajes esenciales y no atiborrar de trabajo a los alumnos.
· Establecer por cada 4 maestros un líder, y ya en equipos dar resultados.
· Guías académicas y seguimiento cada tres días.
· Conseguir evidencias de los padres y hacerlas llegar a las maestras.
COMUNICACIÓN CON PADRES DE FAMILIA
· “Conoce qué está pasando en la escuela” comunicado en la página de internet, plataforma, correo o whatsApp. Demuestra que se está trabajando. Aumenta la incertidumbre si no saben nada de la escuela.
· Manejar whatsapp institucional para tener comunicación con padres y alumnos asegurando que la información sea correcta, asertiva, homogénea y oportuna (no a través de padres de familia, directo de la escuela).
· Directorio de las actividades que cada familia realiza para fomentar la compra y el consumo entre la misma comunidad.
· Comunicación por FB siempre por inbox borrando comentarios abiertos.
· Si algún padre pide videollamada, siempre grabarla y establecer un tiempo específico desde el inicio. Y respetarlo.
· School Control o Algebraix para la comunicación unidireccional y controlada del colegio hacia los padres de familia.
MANEJO ADMINISTRATIVO
· La clave está en el flujo de efectivo y la liquidez. Tacto, sensibilidad y cercanía pero ¡hay que cobrar! Para defender a la escuela y el empleo.
· Ampliar las formas de pago.
· Cobranza, control de gastos, detener inversiones.
· Fecha limite de pago para poder continuar con las clases on line y poder obtener el accesos a ellas. No se les envían actividades a quienes no van al corriente con la colegiatura.
· No cobrar recargos.
· Dar descuento en colegiaturas.
· Omitir pagos.
· Prorratear el pago a deber en los meses siguientes.
· Pago en quincenas sin intereses ni recargos.
· Recibir donativos como un apoyo temporal a padres que no recibirán ingresos. La escuela pone otro tanto de lo que se recaude.
· Actualizar las listas y contactos de la comunidad educativa, proveedores y contactos de emergencia.
· Investigar y cotizar insumos o servicios que de cualquier manera se van a tener que comprar o contratar.
· Diseño de un plan de préstamos y adelantos a los empleados.
· Dar un gran descuento por pronto pago.
· Condonar intereses hasta el término del ciclo escolar.
· Recordatorio de pagos.
DISCIPLINA
· Es buen momento para revisar la normativa y los reglamentos en conjunto con los directivos y personal involucrado.
CAPACITACIÓN
· En video, a distancia, recomendación de textos, enlaces, May Geo, Mooc, Ted Talks con un resumen e ideas que sirvan para la escuela. Compartirla a los interesados da mas fuerza al trabajo.
· Un chat grupal solamente para compartir capacitaciones en línea y a distancia.
TOMA DE DECISIONES
· Elaborar un plan de comunicación externa (qué decir a los clientes, proveedores, seguidores y público en general) y otro de comunicación interna (qué sucederá con la escuela)
· Realizar estudios, diagnósticos y evaluaciones que se puedan realizar a distancia.
· Conocer y analizar datos duros que ayuden a plantear un mejor escenario conociendo la realidad con mayor precisión.
· Preparar los temas a tratar así como la agenda de la Reunión de Planeación Estratégica de cierre de ciclo.
· Priorizar objetivos (lo que proteja a nuestra comunidad, mantener la rentabilidad y competitividad). No quemar pólvora en infiernitos.
OTROS
· Colecta de dispositivos y computadoras para estudiantes en condiciones vulnerables.
· Ahora, mas que nunca, los comunicados deben ser claros, honestos, prudentes, oportunos y continuos.
· Utilizar el esquema “you-me-we” (Cómo estás - por qué te contacto - qué haremos juntos).
· Presentar un plan de acción de continuidad con esperanza. Unidos, enfocados, trabajando.
· Contactar a dueños o directores de escuelas en el extranjero para realizar convenios de intercambio de maestros o alumnos (no están en su oficina, pero sí están trabajando).
· Trabajar en pulir funciones, procesos y procedimientos.
· Mantener la comunicación con las autoridades educativas.
· Realizar un video en cápsulas de 30 segundos en donde TODO el personal les decimos a los niños que los extrañamos.
· Ser creativo con imaginación realista.
· Cuidado con la propiedad intelectual y derechos de autor de fotos, textos, videos…
· Planear escenarios a 30, 60, 90 y 180 días.
· Contenedor fuera de la escuela con un mensaje que dice “Si necesitas, tómalo. Si puedes, dona” La experiencia asegura que hay muchas personas que donan ropa, comida, bebida… Y quien lo necesita, toma solo lo necesario. Impacta mucho en la imagen externa positiva de la escuela.
¿CÓMO HA SIDO LA RESPUESTA DE TU COMUNIDAD?
Creatividad / Empatía / Responsabilidad / Solidaridad / Preocupación / Conciencia de la importancia de la Tecnología / Soledad / Apoyo / Esfuerzo / Echándole ganas / Enojo / Demasiado trabajo / Reto / Depresión / Disposición / Eficacia / Adaptación / Resistencia / Aprendizaje / Unión / Defensa / Uso responsable de la tecnología / Comprensión / Poco homogénea / Inconformidad / Confianza / Inspiración / Coraje / Ignorancia digital / Libertad / Descubrimiento de talentos nuevos / Ejemplo / Cambio / Descubrimiento / Añoranza / Motivación / Poco participativa / Renovación / Enojo / Resistencia al cambio / Cuidado / Miedo / Esperanza / Valentía / Traición / Ineficiencia / Ansiedad / Incertidumbre / Ilusión por regresar mejor / Innovación / Liderazgo positivo / Ánimo / Fortaleza / Crecimiento…